logo

Tổng quan về mua sắm điện tử E-procurement

Kiến thức | 12 - 11 - 2021

E-procurement hay còn gọi là mua sắm điện tử không còn xa lại đối với người tiêu dùng hiện nay trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. E-procurement đang dần thay thế loại hình mua sắm trực tiếp/ mua sắm truyền thống vì sự tiện lợi và tiết kiệm được nhiều chi phí cho cả người mua và người bán. Ở bài viết này, EI Industrial sẽ giới thiệu tổng quan về khái niệm, lợi ích và quy trình hoạt động của E-procurement.

Mua sắm điện tử E-procurement

Mua sắm điện tử E-procurement

Mua sắm điện tử E-procurement là gì?

Mua sắm điện tử hay E-procurement là những doanh nghiệp kinh doanh với nhau, hoặc doanh nghiệp kinh doanh với người tiêu dùng, hoặc doanh nghiệp kinh doanh với chính phủ mua và bán nguồn cung cấp, làm việc, và thực hiện dịch vụ qua Internet cũng như các thông tin khác và hệ thống mạng như trao đổi dữ liệu điện tử và hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.

Lịch sử của E-procurement

Mua sắm điện tử (E-procurement) lần đầu tiên được IBM dùng vào năm 2000 khi công ty này tung ra. Hệ thống và phương pháp Quản lý bổ sung, được sáng tạo bởi kỹ sư người México—Daniel Delfín—sau này là giám đốc mua sắm tại nhà máy lớn nhất của IBM và Alberto Wario – một nhà lập trình máy tính.

Hệ thống được thiết kế để giải quyết quá trình mua sắm phức tạp của IBM cho nhà máy ở Guadalajara, México, nhà máy sản xuất máy tính xách tay IBM lớn nhất thế giới, với giá trị sản lượng 1,6 tỷ đô la mỗi năm. Ba năm sau khi hệ thống được thực hiện, sản lượng của nhà máy tăng đến 3,6 tỷ đô la, tiếp theo, công ty dùng hệ thống này ở Đức, và sau cùng, bán bản quyền sử dụng cho các công ty trên toàn thế giới.

lịch sử của mua sắm điện tử E-procurement

Lịch sử E-procurement

Lợi ích của E-procurement

E-procurement giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

E-procurement có các công cụ giám sát tích hợp giúp tối đa hóa hiệu suất và kiểm soát chi phí, giảm chi phí và thủ tục giấy tờ. Các hệ thống hoàn toàn tự động sắp xếp hợp lý các quy trình và có thể dẫn đến chu trình nhanh hơn từ việc tạo đơn hàng cho đến khi hoàn thành. Ngoài ra khách hàng còn có cơ hội để có nhiều lựa chọn sản phẩm và dịch vụ hơn.

Quy trình mua hàng ngắn

Giảm vòng đời mua sắm thông qua việc rút ngắn quy trình đặt mua cho việc mua sắm thông qua hợp đồng và rút ngắn vòng đời mời thầu đến giao thầu cho quy trình đấu thầu cạnh tranh. Người mua có quyền truy cập điện tử vào các sản phẩm, dịch vụ và giá cả có sẵn.

Tính minh bạch cao

Tất cả thông tin được tập trung lại và được cung cấp cho các bên liên quan, ban quản lý, cổ đông hoặc công chúng, nếu thích hợp.

Các công cụ chính của E-procurement

Trong mua sắm điện tử, có 6 danh mục chính mà hầu hết các giải pháp mua sắm điện tử rơi vào: 

  • Phân tích chi tiêu: Trực quan hóa dữ liệu, so sánh chi tiêu, theo dõi tuân thủ chi tiêu và chi tiết các khoản chi tiêu theo danh mục và nhà cung cấp.
  • Quản lý nhà cung cấp: Hợp tác với nhà cung cấp, quản lý dự án và quản lý tiền lương.
  • Tìm nguồn cung ứng điện tử: Thư viện kiến thức, theo dõi phản hồi, tính điểm tự động và cộng tác với nhà cung cấp.
  • Quản lý hợp đồng: Soạn thảo, công cụ quy trình làm việc, quản lý tài liệu, theo dõi hoàn thành và tìm kiếm trực quan.
  • Quản lý danh mục: Tích hợp, tìm kiếm trực quan cũng như khả năng phân loại và lập nhóm hàng hóa.
  • Lập hóa đơn điện tử: Quản lý thanh toán, danh mục và quy tắc tự động, cộng tác và trực quan hóa dữ liệu.

Quy trình hoạt động của E-procurement

Quy trình hoạt động của E-procurement được EI Industrial gói gọn trong 5 bước dưới đây:

Thăm website và xem sản phẩm

Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng trong quy trình hoạt động E-procurement của một web thương mại điện tử. Nếu mặt hàng của bạn được bố trí theo các gian hàng, chủng loại một cách rõ ràng để khách hàng dễ tìm kiếm thì khả năng khách cho vào giỏ hàng rất cao.

Cho sản phẩm vào giỏ hàng

Trên website thương mại điện tử luôn có giỏ hàng cho khách hàng mua sắm tiện lợi và dễ dàng nhất. Giỏ hàng chỉ đơn giản là một danh sách các mặt hàng mà người mua đã chọn, số lượng, giá cả, thuộc tính (màu sắc, kích cỡ,…) và bất kỳ thông tin khác liên quan đến đơn đặt hàng.

Các giỏ hàng thường cung cấp các tùy chọn để dọn sạch giỏ, xóa các mặt hàng, và cập nhật số lượng.

Quy trình hoạt động của E-procurement

Quy trình hoạt động

Thanh toán

Sau khi tính toán tổng giá trị các mặt hàng (có kèm thuế và phí vận chuyển) người mua sẽ chọn phương thức thanh toán.

Các tùy chọn sẽ khác nhau đối với các giao dịch:

  • Giữa khách hàng với doanh nghiệp thường thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc trả sau khi giao nhận
  • Giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cần có sẵn đầy đủ các tùy chọn, bao gồm cả đơn đặt hàng, báo giá, bảo lãnh,…

Đối với các thẻ tín dụng, có các tùy chọn để xử lý các thẻ tín dụng ở ngoại tuyến hay trực tuyến. Việc xử lý trực tuyến trên internet qua các dịch vụ do các công ty uy tín đảm nhận.

Biên nhận

Sau khi thực hiện xong việc đặt hàng, có thể cần gửi trở lại cho khách hàng một biên nhận. Đối với mô hình thương mại điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, biên nhận có thể là một danh sách đính kèm với đơn đặt hàng. Đối với khách hàng, biên nhận có thể là một bảng in lại của đơn đặt hàng trên màn hình, hoặc một danh sách được gửi cho người mua hàng bằng Email.

Xử lý đơn hàng và vận chuyển hàng hóa

Đây là bước cuối cùng trong quy trình hoạt động E-procurement. Bạn có thể cung cấp tình trạng đặt hàng cho khách hàng. Trong trường hợp này, nó có thể bao gồm số vận chuyển UPS hay FedEx để khách hàng theo dõi sự vận chuyển hàng của họ.

Trên đây là thông tin tổng quan về mua sắm điện tử E-procurement. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan như:

EIINDUSTRIAL Nền tảng thương mại điện tử dành cho công nghiệp đem đến giải pháp mua hàng toàn diện, quản lý mua hàng cho danh nghiệp cùng nhiều công nghệ mới giúp việc mua hàng cho doanh nghiệp dễ dàng hơn tiết kiệm chi phí và Tối ưu quá trình mua hàng.

Tags:

Tin Mới Nhất